ASSISTANTE DE DIRECTION

Date : 01 Déc. 2017
Contrat : CDI
Domaine d'activité : Administration / Secrétariat
Organisme : PIERRES ET LUMIÈRES
Région : Île-de-France


ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Service Direction Générale


POSITION DANS LA STRUCTURE ET CLASSIFICATION


• Hiérarchie : Directeur Général


MISSION GENERALE DE L’EMPLOI


• Assurer le secrétariat de la Direction Générale
• Assurer l’intendance des services généraux.
• Encadrer le(la) secrétaire standardiste accueil.


ACTIVITES CONSTITUTIVES DE L’EMPLOI


Secrétariat de direction
• Rédiger divers compte-rendu et correspondances,
• Suivre les emplois du temps de la Direction générale, réceptionner et filtrer les appels téléphoniques,
• Préparer les convocations, les documents de l’ordre du jour, les notes, les procès-verbaux des conseils d’administration, des assemblées générales de Pierres et Lumières et de Pierres Avenir Construction, et des autres instances sociales : comité d’engagement, conseil de concertation, délégation unique du personnel, CHSCT, ou commissions diverses.
. Préparer, et suivre les demandes lors des contrôles de l’ANCOLS, de la Révision des Coopératives et des Commissaires aux comptes,
. Participer au RIS, effectuer le compte rendu,
• Assurer la mise à jour régulière des informations KBis en liaison avec le(a) Responsable du service juridique et social de Pierres et Lumières et de Pierres Avenir Construction.
. Effectuer, assurer le suivi des étapes des élections des administrateurs représentant les locataires au conseil d’administration,
. Participer à l’organisation des inaugurations et réunions avec les locataires,
. Inscrire les administrateurs et autres personnes au congrès des ESH,
. Suivi des enquêtes annuelles de Pierres et Lumières et de Pierres Avenir Construction,
. Suivi des réponses et des actions des services, des courriers de réclamations des locataires,
Gestion de l’intendance des services Généraux
• Effectuer et suivre pour l’ensemble des services et collaborateurs la commande des fournitures, du matériel de bureau, assurer le fonctionnement du matériel, optimiser les achats. Saisir sur Logiciel Ikos les bons de commande, et autre dépenses rattachées à la Direction générale,
. Etre en binôme sur l’activité du poste, avec la chargée de l’établissement et du suivi des financements.


CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

• Bac+2 et/ou expérience équivalente.
• Connaissance des règles de gouvernance.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité d’organisation, de communication en interne et externe.
• Capacité d’adaptation aux objectifs et aux attentes de la Direction Générale.