OFFICE MANAGER

Date : 19 Mar. 2018
Contrat : CDI
Domaine d'activité : Administration / Secrétariat
Organisme : HABITAT REUNI
Région : Île-de-France

LE POSTE

Placé(e) sous l’autorité de la secrétaire générale d’Habitat Réuni, vous assisterez de manière autonome le Président, la Secrétaire Générale et le ou la chargé(e) de mission d’HABITAT REUNI. Vous devrez faire preuve de polyvalence et d’une grande réactivité.

Vos principales missions seront les suivantes :

Gestion courante de la structure : prises de rendez-vous, gestion des dossiers administratifs, organisation des conseils d’administration, des réunions internes, des séminaires d’encadrement, des groupes projets et groupes métiers et de tous autres types d’évènements, rédaction de comptes rendus et de rapports, collecte de données, traitement et suivi des tableaux de reporting, classement et archivage.


Gestion administrative et comptable de la structure : paiement et émission de factures, relations avec le comptable pour la facturation et le suivi RH, relations avec le greffe du tribunal de commerce, alimentation et suivi des tableaux de bord du groupement à partir des informations fournies par les associés.


Gestion de la communication interne et externe : Relations avec le réseau des chargées de communication du groupement, gestion du site internet et extranet d’HABITAT REUNI, relations avec les agences de communication chargées de la publication des supports de communication de la structure ; appui à la rédaction d’articles; pilotage de l’édition des documents,


Mise en ligne de marchés publics et suivi jusqu’à l’attribution des offres : dépôt des dossiers en ligne, réponses aux questions des candidats en relation avec les assistants à maîtrise d’ouvrage, organisation des Commissions d’Appel d’Offres, rédaction du PV de CAO, transmission de l’acte d’engagement à l’attributaire et réponses aux candidats non retenus.

LE PROFIL

De formation Bac+2 ou Bac + 3 (gestion immobilière, gestion administrative…), vous justifiez d’une expérience confirmée et réussie dans un poste d’office manager ou d’assistant(e) de direction acquise dans l’environnement de l’immobilier, du logement social ou l’environnement public et para public.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et de communication, et possédez d’excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

Compétences comportementales requises :
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Polyvalence, autonomie et grande réactivité
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Très bonne organisation personnelle,
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Esprit méthodique et rigoureux, caractère pro-actif
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Capacité d’adaptation à différents niveaux d’interlocuteurs,
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Force de proposition,
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Ténacité
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Capacité à travailler en équipe.
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Sens de la diplomatie